Databehandleraftale

 (Den Dataansvarlige og Databehandleren kaldes tilsammen ”Parterne” og hver for sig en ”Part”)

 

Bilag til databehandleraftalen

• Bilag 1: Tekniske og organisatoriske sikkerhedskrav og garantier
• Bilag 2: Dokumentation for overholdelse af forpligtelser
• Bilag 3: Overførsel til tredjelande og internationale organisationer

 

1. BAGGRUND OG FORMÅL

• Parterne har aftalt levering af visse ydelser fra Databehandleren til den Dataansvarlige, som nærmere beskrevet i Parternes særskilte aftale for de services og ydelser der leveres af Databehandleren.
• I den forbindelse behandler Databehandleren personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige, hvorfor Parterne har indgået denne aftale med underliggende bilag (”Databehandleraftalen”)
• Databehandleraftalen har til formål at sikre, at Databehandleren overholder den til enhver tid gældende persondataretlige regulering, herunder navnlig:

• persondataloven (lov 2000-05-31 nr. 429 med senere ændringer)
• persondataforordningen (Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016), når denne får virkning.

 

2. OMFANG

• Databehandleren bemyndiges til at fortage behandling af personoplysninger på den Dataansvarliges vegne på vilkårene fastsat i Databehandleraftalen.
• Databehandleren må alene behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den Dataansvarlige (”Instruks”). Denne Databehandleraftale inkl. bilag udgør Instruksen på underskriftstidspunktet.
• Instruksen kan til enhver tid ændres eller konkretiseres nærmere af den Dataansvarlige. Uanset foranstående kan punkterne i denne Databehandleraftale alene ændres efter aftale mellem Parterne.
• Databehandleren må, i det omfang andet ikke følger af Databehandleraftalen, benytte alle relevante hjælpemidler, herunder IT-systemer.
• Uanset Databehandleraftalens ophør skal aftalens punkt 13 vedrørende fortrolighed samt punkt 11, 13, 4 og 15 fortsat have virkning efter Databehandleraftalens ophør.

  

3. VARIGHED

• Databehandleraftalen gælder indtil enten (a) aftale(r)n(e) om levering af Hovedydelserne ophører eller (b) Databehandleraftalen opsiges eller ophæves.

 

4. DATABEHANDLERENS FORPLIGTELSER

4.1 TEKNISKE OG ORGANISATORISKE SIKKERHEDSFORANSTALTNINGER

• Databehandleren har ansvaret for at gennemføre fornødne (a) tekniske og (b) organisatoriske foranstaltninger for at sikre et passende sikkerhedsniveau. Foranstaltningerne skal gennemføres under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammensætning og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder.
• Databehandleren skal uanset punkt 1.1 gennemføre de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger som fremgår af (a) Bilag 1 til denne Databehandleraftale samt (b) aftale(r)n(e) om levering af Hovedydelserne.
• Databehandleren gennemfører de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at Databehandlerens behandling af personoplysninger opfylder kravene i den til enhver tid gældende persondataretlige regulering.
• Parterne er enige om, at de afgivne garantier anført i Bilag 1 er tilstrækkelige på tidspunktet for indgåelsen af denne Databehandleraftale.

4.2 MEDARBEJDERFORHOLD

• Databehandleren skal sikre, at medarbejdere, der behandler personoplysninger for Databehandleren, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.
• Databehandleren skal sikre, at adgangen til personoplysningerne begrænses til de medarbejdere, for hvem det er nødvendigt at behandle personoplysninger for at kunne opfylde Databehandlerens forpligtelser over for den Dataansvarlige.
• Databehandleren skal sikre, at medarbejdere, der behandler personoplysninger for Databehandleren, kun behandler disse i overensstemmelse med Instruksen.

4.3 DOKUMENTATION FOR OVERHOLDELSE AF FORPLIGTELSER

• Databehandleren skal på skriftlig anmodning dokumentere overfor den Dataansvarlige, at Databehandleren:

1. overholder sine forpligtelser efter denne Databehandleraftale og Instruksen.
2. overholder bestemmelserne i den til enhver tid gældende persondataretlige regulering, for så vidt angår de personoplysninger, som behandles på den Dataansvarliges vegne.
   • Databehandlerens dokumentation heraf skal ske inden rimelig tid.
   • Det nærmere indhold af forpligtelserne under punkt 3.1 er beskrevet i Bilag 2 til denne Databehandleraftale.

4.4 SIKKERHEDSBRUD

• Databehandleren skal underrette den Dataansvarlige om brud på persondatasikkerheden, der potentielt kan føre til hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse af eller adgang til personoplysningerne behandlet for den Dataansvarlige (”Sikkerhedsbrud”).
• Sikkerhedsbrud skal meddeles til den Dataansvarlige uden unødig forsinkelse.
• Databehandleren skal vedligeholde en fortegnelse over alle Sikkerhedsbrud. Fortegnelsen skal som minimum dokumentere følgende:

1. De faktiske omstændigheder omkring Sikkerhedsbruddet,
2. Sikkerhedsbruddets virkninger, og
3. de trufne afhjælpningsforanstaltninger.
   • Fortegnelsen skal efter skriftlig anmodning stilles til rådighed for den Dataansvarlige eller tilsynsmyndighederne.

4.5 BISTAND

• Databehandleren skal i fornødent og rimeligt omfang bistå ved den Dataansvarliges opfyldelse af dennes forpligtelser ved behandling af personoplysningerne, der er omfattet af denne Databehandleraftale, herunder ved:

1. besvarelser til registrerede ved udøvelse af disses rettigheder,
2. Sikkerhedsbrud,
3. konsekvensanalyser, og
4. forudgående høringer fra tilsynsmyndighederne.
   • Databehandleren skal herunder fremskaffe de oplysninger, der skal indgå i en anmeldelse til tilsynsmyndigheden, i det omfang Databehandleren er den nærmeste hertil.
   • Databehandleren har krav på betaling efter medgået tid og forbrugte materialer for bistand i medfør af dette punkt 5, med mindre andet er aftalt, eller bistanden er omfattet af punkt 8.2.

  

5. UNDERDATABEHANDLERE

• Databehandleren må kun gøre brug af en tredjepart til behandlingen af personoplysninger for den Dataansvarlige (”Underdatabehandler”) i det omfang det er nødvendigt for at leverer den aftalte ydelse.
• Databehandleren og Underdatabehandleren skal indgå en skriftlig aftale, som pålægger Underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser, som påhviler Databehandleren (herunder i medfør af denne Databehandleraftale).
• Underdatabehandleren handler herudover ligeledes alene på Instruks fra den Dataansvarlige. Al kommunikation med Underdatabehandleren varetages af Databehandleren, med mindre andet særskilt aftales. Enhver ændret eller konkretiseret Instruks fra den Dataansvarlige skal straks videregives af Databehandleren til Underdatabehandleren.
• Hvis en Underdatabehandler ikke lever op til Instruksen, kan den Dataansvarlige forbyde anvendelse af den pågældende Underdatabehandler.
• Databehandleren er direkte ansvarlig for Underdatabehandlerens behandling af personoplysninger på samme vis, som var behandling foretaget af Databehandleren selv.

 

6. OVERFØRSEL TIL TREDJELANDE OG INTERNATIONALE ORGANISATIONER

• Databehandleren må kun overføre personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer i det omfang dette fremgår af:

1. Bilag 3 til denne Databehandleraftale, eller
2. Instruks fra den Dataansvarlige.
   • Overførsel af personoplysninger må i alle tilfælde kun ske i det omfang, det er tilladt ifølge den til enhver tid gældende persondataretlige regulering.
   • I det omfang der sker overførelse af personoplysninger til et tredjeland, bistår den Dataansvarlige uden vederlag herfor Databehandleren ved indgåelse af nødvendige aftaler, eller den Dataansvarlige udsteder bemyndigelse til Databehandleren til at indgå de fornødne aftaler på den Dataansvarliges vegne.

 

7. DATABEHANDLING UDENFOR INSTRUKSEN

• Databehandleren kan behandle personoplysninger udenfor Instruksen i tilfælde, hvor det kræves af EU-retten eller national ret, som Databehandleren er underlagt.
• Databehandleren underrette den Dataansvarlige om årsagen hertil. Underretningen skal ske, inden behandlingen foretages og skal indeholde en henvisning til de retlige krav, der ligger til grund for behandlingen.
• Underretning skal ikke ske, hvis underretning vil være i strid med EU retten eller den nationale ret.

 

8. VEDERLAG OG OMKOSTNINGER

• Parterne har alene krav på betaling for opfyldelse af denne Databehandleraftale, hvis dette konkret er angivet heri eller i aftale(r)n(e) om levering af Hovedydelserne.
• En Part har uanset ovenstående ikke krav på betaling for assistance eller implementering af ændringer i det omfang, sådan assistance eller ændring er en direkte følge af Parternes misligholdelse af denne Databehandleraftale.

 

9. ÆNDRING AF INSTRUKSEN

• Forud for ændringer af Instruksen skal Parterne i videst muligt omfang drøfte, og om muligt aftale, implementeringen af ændringerne, inkl. implementeringstiden og omkostningerne.
• I det omfang andet ikke er aftalt, gælder følgende:

• Databehandleren skal uden ugrundet ophold iværksætte implementering af ændringer af Instruksen og sikre, at sådanne ændringer implementeres uden ugrundet ophold set i forhold til ændringernes karakter og omfang.
• Databehandleren har krav på betaling af alle omkostninger direkte forbundet med ændringer af Instruksen, herunder implementeringsomkostninger og forøgede omkostninger til levering af Hovedydelserne.
• Vejledende estimat for implementeringstiden og omkostningerne skal meddeles til den Dataansvarlige uden ugrundet ophold.
• Ændringerne til Instruksen anses først for gældende, fra ændringerne er implementeret, forudsat at implementeringen heraf gennemføres i overensstemmelse med dette punkt 2, og med mindre den Dataansvarlige eksplicit meddeler at fravige dette punkt.
• Databehandlerne er fritaget for ansvar for manglende levering af Hovedydelserne i det omfang (herunder tidsmæssigt), levering heraf vil være i strid med den ændrede Instruks, eller levering i overensstemmelse med den ændrede Instruks er umulig. Dette kan eksempelvis være tilfældet, (i) hvor ændringerne ikke teknisk, praktisk eller juridisk kan implementeres, (ii) hvor den Dataansvarlige eksplicit meddeler, at ændringerne skal være gældende, før implementeringen er mulig eller (iii) i tidsrummet indtil Parterne får gennemført evt. nødvendige ændringer af aftale(r)n(e) i overensstemmelse med ændringsprocedurerne heri.

 

10. MISLIGHOLDELSE

• Reguleringen af misligholdelse i aftale(r)n(e) om levering af Hovedydelserne finder anvendelse også for denne Databehandleraftale, som om denne Databehandleraftale var en integreret del heraf. I tilfælde af at aftale(r)n(e) om levering af Hovedydelserne ikke tager stilling hertil, skal gældende rets almindelige misligholdelsesbeføjelser finde anvendelse på denne Databehandleraftale.

 

11. ANSVAR OG ANSVARSBEGRÆNSNINGER

• Reguleringen af ansvar og ansvarsbegrænsninger og i aftale(r)n(e) om levering af Hovedydelserne finder anvendelse også for denne Databehandleraftale, som om denne Databehandleraftale var en integreret del heraf. I tilfælde af, at aftale(r)n(e) om levering af Hovedydelserne ikke tager stilling hertil, skal bestemmelserne i dette punkt 11 finde anvendelse på denne Databehandleraftale.
• Parterne er ansvarlige i overensstemmelse med gældende rets almindelige regler, dog med de begrænsninger der følger af dette afsnit.
• Parterne fraskriver sig ethvert ansvar for indirekte tab og følgeskader, herunder driftstab, tab af goodwill, tab af besparelser og indtægter, inklusive udgifter til at indvinde mistede indtægter, rentetab og tab af data.
• Parternes ansvar for alle kumulerede krav i henhold til denne Databehandleraftale er begrænset til de samlede forfaldne betalinger i henhold til Hovedydelserne for den 12 måneders periode, der går umiddelbart forud for den skadegørende handling. Hvis Databehandleraftalen ikke har været i kraft i 12 måneder, opgøres beløbet som den aftalte betaling ved Hovedydelserne i den periode Databehandleraftalen har været i kraft divideret med antallet af måneder, Databehandleraftalen har været i kraft og derefter multipliceret med 12.
• Følgende er ikke omfattet af ansvarsbegrænsningen i dette punkt 11:

1. Tab som følge af den anden Parts groft uagtsomme eller forsætlige handlinger.
2. Udgifter og ressourceforbrug ved opfyldelse af en Parts forpligtigelser over for en tilsynsmyndighed eller den registrerede, herunder erstatning til en registeret, i det omfang sådanne er forårsaget af den anden Parts misligholdelse.

 

12. FORCE MAJEURE

• Reguleringen af force majeure i aftale(r)n(e) om levering af Hovedydelserne finder anvendelse også for denne Databehandleraftale, som om denne Databehandleraftale var en integreret del heraf. I tilfælde af, at aftale(r)n(e) om levering af Hovedydelserne ikke tager stilling hertil, skal bestemmelserne i dette punkt 12 finde anvendelse på denne Databehandleraftale.
• Databehandleren kan ikke gøres ansvarlig for forhold, der almindeligvis må betegnes som force majeure, herunder, men ikke begrænset til, krig, optøjer, terror, opstand, strejke, ildsvåde, naturkatastrofer, valutarestriktioner, import- eller eksportrestriktioner, afbrydelse af almindelig samfærdsel, afbrydelse af eller svigt i energiforsyningen, offentlige dataanlæg og kommunikationssystemer, længerevarende sygdom hos nøglemedarbejdere, virus samt indtrædelse af force majeure hos underleverandører.
• Force majeure kan højst gøres gældende med det antal arbejdsdage, som force majeure-situationen varer.

 

13. FORTROLIGHED

• Reguleringen af fortrolighed i aftale(r)n(e) om levering af Hovedydelserne finder anvendelse også for denne Databehandleraftale, som om denne Databehandleraftale var en integreret del heraf. I tilfælde af at aftale(r)n(e) om levering af Hovedydelserne ikke tager stilling hertil, skal bestemmelserne i dette punkt 13 finde anvendelse på denne Databehandleraftale.
• Information vedrørende indholdet af denne Databehandleraftale, de underliggende Hovedydelser, den anden Parts forretning, der enten i forbindelse med overgivelsen til den modtagende Part er angivet som fortrolig information, eller som efter sin natur eller i øvrigt klart må opfattes som fortrolig, skal behandles fortroligt og med mindst samme omhu og diskretion som partens egne fortrolige informationer. Data, herunder persondata, udgør altid fortrolige informationer.
• Fortrolighedsforpligtelsen gælder dog ikke for information, som er eller bliver offentlig tilgængelig, uden dette skyldes brud på en Parts fortrolighedsforpligtelse eller information, som allerede er i den modtagende Parts besiddelse uden tilsvarende fortrolighedsforpligtelse eller information, som selvstændigt er udviklet af den modtagende Part.

 

14. OPHØR

14.1 OPSIGELSE OG OPHÆVELSE

• Databehandleraftalen kan alene opsiges eller ophæves i overensstemmelse med bestemmelserne om opsigelse og ophævelse i aftale(r)n(e) om levering af Hovedydelserne.
• Opsigelse eller ophævelse af denne Databehandleraftale kan alene ske ved – og berettiger til - samtidig opsigelse eller ophævelse af dele af aftale(r)n(e) om levering af Hovedydelserne, der vedrører behandling af personoplysninger i medfør af Databehandleraftalen.

14.2 VIRKNING AF OPHØR

• Databehandlerens bemyndigelse til at behandle personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige bortfaller ved Databehandleraftalens ophør, uanset årsag.
• Databehandleren må fortsat behandle personoplysningerne i op til tre måneder efter Databehandleraftalens ophør, i det omfang dette er nødvendigt for at fortage nødvendige lovpligtige foranstaltninger. I samme periode er Databehandleren berettiget til at lade personoplysningerne indgå i Databehandlerens sædvanlige backupprocedure. Databehandlerens behandling i denne periode anses fortsat for at ske under overholdelse af Instruksen.
• Databehandleren og dennes Underdatabehandlere skal tilbagelevere alle personoplysninger, som Databehandleren har behandlet under denne Databehandleraftale, til den Dataansvarlige ved Databehandleraftalens ophør, i det omfang den Dataansvarlige ikke allerede er i besiddelse af personoplysningerne. Databehandleren er herefter forpligtet til at slette alle personoplysninger fra den Dataansvarlige. Den Dataansvarlige kan anmode om fornøden dokumentation for, at dette er sket.

 

15. TVISTLØSNING

• Reguleringen af tvistløsning, inkl. lovvalg og værneting, i aftale(r)n(e) om levering af Hovedydelserne finder anvendelse også for denne Databehandleraftale, som om denne Databehandleraftale var en integreret del heraf. I tilfælde af, at aftale(r)n(e) om levering af Hovedydelserne ikke tager stilling hertil, skal bestemmelserne i dette punkt 15 finde anvendelse på denne Databehandleraftale.
• Databehandleraftalen er underlagt dansk ret med undtagelse af (a) regler, der fører til anvendelse af anden lov end dansk lov samt (b) FN konventionen om internationale løsørekøb (CISG).
• Opstår der uoverensstemmelser i forbindelse med Databehandleraftalen eller dens gennemførelse, skal Parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning søge at indlede forhandlinger med henblik på at løse tvisten. Om nødvendigt skal forhandlingerne søges løftet op på direktionsniveau i Parternes organisationer.
• Kan Parterne ikke opnå en løsning ved forhandling, er Parterne berettiget til at kræve tvisten afgjort endeligt ved retssag ved de almindelige domstole. Retten i Herning er valgt som værneting. Retsplejelovens henvisningsregler til Landsret og Sø- og Handelsret skal dog fortsat finde anvendelse.

 

16. FORRANG

• Såfremt der er modstrid mellem denne Databehandleraftale og aftale(r)n(e) om levering af Hovedydelserne, har denne Databehandleraftale forrang, med mindre andet følger direkte af Databehandleraftalen.

Bilag 1

Tekniske og organisatoriske sikkerhedskrav og garantier

1. AFGIVNE GARANTIER FOR DEN FORNØDNE BEHANDLINGSSIKKERHED

• Databehandleren har stillet følgende specifikke garantier:

1. Databehandleren garanterer overfor den Dataansvarlige, at Databehandleren besidder tilstrækkelig ekspertise, pålidelighed og ressourcer til at gennemføre fornødne foranstaltninger for at overholde Databeskyttelsesforordningen for så vidt angår de behandlingsaktiviteter Databehandleren skal gennemføre for den Dataansvarlige for at kunne leverer de aftalte ydelser.

 

Bilag 2

Dokumentation for overholdelse af forpligtelser

Som led i Databehandlerens demonstrering overfor den Dataansvarlige af overholdelse af sine forpligtelser efter punkt 4.3 i Databehandleraftalen skal nedenstående punkter udføres og overholdes.

 

1. GENEREL DOKUMENTATION TIL DEN DATAANSVARLIGE

• Databehandleren er på skriftlig anmodning forpligtet til at fremsende generel dokumentation til den Dataansvarlige.
• Den generelle dokumentation skal udleveres senest fem arbejdsdage efter, at den Dataansvarlige har fremsat sin skriftlige anmodning overfor Databehandleren, med mindre andet aftales konkret. Databehandlerens udarbejdelse af dokumentation sker for den Dataansvarliges regning.

 

2. FYSISK MØDE HOS DATABEHANDLEREN

• Databehandleren skal på skriftlig anmodning deltage i et fysisk møde hos Databehandleren eller den Dataansvarlige, hvorpå Databehandleren nærmere skal kunne redegøre for overholdelsen, samt hvordan overholdelsen sikres. Anmodning om møde skal ske med mindst 21 dages varsel.

 

3. AUDIT

• Databehandleren skal på skriftlig anmodning bidrage til og give adgang til audit.
• Databehandleren har krav på betaling efter medgået tid og forbrugte materialer for bistand i medfør af dette punkt 3, med mindre andet følger punkt 2 i Databehandleraftalen.

 

4. ØVRIGT

• Overstående punkter skal ikke anses for udtømmende, og Databehandleren er derfor forpligtet til at foretage sådanne yderligere handlinger og tiltag, som er nødvendige for demonstration af Databehandlerens forpligtelse efter punkt 4 i Databehandleraftalen.
• Databehandleren er ikke forpligtet til at følge en anmodning fra den Dataansvarlige i henhold til dette Bilag 2 hvis anmodningen strider mod den persondataretlige regulering. Databehandleren skal underrette den Dataansvarlige i det omfang, det er Databehandlerens vurdering, at dette er tilfældet.

 

Bilag 3

Overførsel til tredjeland og international organisation

 

1. GENERELT

• Databehandleren opbevarer den Dataansvarliges data indenfor EU, og der overføreres derfor ikke personoplysning til tredjelande. Databehandlerens egen tilgang og adgang til personoplysninger opbevaret hos Databehandleren fra en lokation, som medfører at der sker en overførsel af personlysninger til et tredjeland, anses som den Dataansvarliges egen overførsel, og er dermed ikke omfattet af Databehandlerens ansvar eller forpligtelser.